主站

制定会展外呼跟进策略的核心是让每一次跟进都有明确目标、精准触达且推动客户向 “确认参与” 迈进，避免盲目重复沟通。以下是 6 个关键步骤，环环相扣形成闭环：

步骤 1：客户分层与标签体系搭建 —— 让跟进 “精准对焦”

跟进的前提是 “知道跟谁、跟什么”，需基于客户首次沟通的反馈（或历史数据）进行分层，再用标签标注核心信息，避免 “一刀切”。

• 分层维度：按 “意向度”+“决策力”+“需求匹配度” 分为 3 类（以会展为例）：

  客户类型	特征描述	跟进优先级	核心标签示例
  A 类（高意向）	明确表示感兴趣，询问细节（如展位 / 日程），有决策权限	最高	“需展位报价”“关注闭门论坛”“周三有空”
  B 类（潜力型）	态度中立，未明确拒绝，需进一步确认需求（如 “先了解下”）	中等	“需行业趋势资料”“要和团队商量”
  C 类（低意向）	明确拒绝（如 “没时间”“不感兴趣”），但未完全关闭沟通	最低	“反感推销”“6 月后再联系”“关注成本”

• 操作技巧：用 CRM 系统记录标签，每次跟进后即时更新（如 “A 类客户已发展位图，约定周五再议”），确保下一次沟通能衔接前序内容（避免重复提问）。

步骤 2：设定跟进节奏与时机 —— 避免 “打扰式沟通”

不同类型客户的跟进间隔和时间点差异显著，核心是 “在客户最可能回应的时刻触达”。

• 节奏设计（参考）：

• A 类客户：首次沟通后 24-48 小时内跟进（趁热打铁），后续根据约定时间推进（如 “周三再联系” 则准时触达），最长间隔不超过 3 天；

• B 类客户：首次沟通后 3-5 天跟进（给决策缓冲期），每次跟进后预留 “下次沟通钩子”（如 “下周一给您发嘉宾名单，到时候简单说下？”）；

• C 类客户：首次沟通后 7-10 天跟进（降低压迫感），用 “新价值点” 唤醒关注（如 “新增 XX 企业参展，刚好是您的上下游”）。

• 黄金时机：结合客户职业特性选择时段（如企业主多选早 8 点前 / 晚 7 点后，采购岗多选下午 2-4 点），避开会议密集的周一上午、周五下午。

步骤 3：设计 “递进式” 跟进内容 —— 每次沟通都有 “新价值”

客户反感重复的 “催单式” 跟进，需让每一次沟通都提供新信息或解决一个疑问，形成 “价值递增”。

• 内容逻辑（按客户阶段）：

1. 首次跟进（铺垫价值）：针对 B/C 类客户，用 “行业关联信息” 破冰（如 “发您一份《XX 行业参展攻略》，里面有贵司同类企业的参展案例”）；A 类客户直接推进细节（如 “展位图已发，您更倾向靠近入口的 A 区还是论坛区的 B 区？”）。

2. 二次跟进（解决疑虑）：针对客户首次反馈的问题提供方案（如客户说 “预算有限”，则回应 “推出了‘共享展位’，成本降 50%，适合中小型企业”）。

3. 三次跟进（推动决策）：用 “稀缺性” 或 “专属福利” 加速行动（如 “A 类客户专属：本周确认参展可免 2 人门票，目前只剩 12 个名额”）。

• 内容形式：避免纯文字，搭配可视化资料（展位图、嘉宾海报、往届现场视频），通过微信 / 邮件同步，方便客户留存和转发（尤其针对需要 “汇报给上级” 的客户）。

步骤 4：异议预判与应对预案 —— 把 “拒绝” 转化为 “再沟通机会”

跟进中 80% 的异议是重复的（如 “没时间”“不需要”“再考虑”），需提前准备 “标准化 + 个性化” 的应对方案。

• 常见异议与应对框架：

  客户异议	应对核心逻辑	示例话术
  “没时间参加”	提供 “低时间成本” 替代方案	“理解您忙，我们有 2 小时的‘精华场’直播，同步核心洽谈会，我给您留个 VIP 观看码？”
  “再考虑一下”	明确 “考虑的核心点”，针对性解决	“您是担心效果还是预算呢？如果是效果，我可以发出去年同行业的参展反馈表；如果是预算，有个分期支付的方案”
  “不需要参展”	切换 “观众身份”，降低决策门槛	“没关系，作为观众参会也能对接供应商，我给您申请个免费名额，现场逛逛不耽误太多时间，您看？”

• 关键原则：不纠结 “是否说服”，而是通过回应让客户觉得 “你理解他”，为下一次跟进留入口（如 “那我 3 天后给您发份观众指南，您有空看看？”）。

步骤 5：多渠道协同跟进 —— 提高 “触达成功率”

单一电话跟进易被忽略，需结合微信、短信、邮件形成 “组合拳”，但要注意渠道匹配度。

• 渠道搭配策略：

• 电话：用于核心沟通（如确认意向、解决复杂异议），适合 A 类客户和需快速推进的节点；

• 微信：用于发送资料（如展位图、日程表）、日常轻互动（如 “看到您朋友圈发了新品，展会刚好有新品发布专区，需要预留位置吗？”），适合 B 类客户；

• 短信 / 邮件：用于提醒（如 “明天下午 3 点给您回电确认参会人数”）、传递正式信息（如邀请函、优惠通知），适合 C 类客户和需留痕的场景。

• 注意：多渠道内容需 “口径一致”（如优惠政策、截止时间），避免客户困惑；微信 / 邮件署名需带 “快速联系入口”（如电话、企业微信）。

步骤 6：数据追踪与复盘迭代 —— 让策略 “越用越准”

跟进策略不是固定模板，需通过数据找到优化方向，形成 “执行 - 记录 - 分析 - 调整” 的闭环。

• 核心追踪指标：

• 过程指标：各类型客户的跟进次数、接通率、平均沟通时长；

• 结果指标：不同跟进节奏 / 内容的转化率（如 A 类客户 3 次跟进后的确认率、B 类客户通过 “新价值点” 唤醒的比例）；

• 异议指标：高频异议类型及对应应对方案的效果（如 “没时间” 异议用 “直播方案” 解决的成功率）。

• 复盘动作：

1. 每日：记录 “有效沟通” 案例（如 “用 XX 话术让 B 类客户同意发送团队名单”）和失败案例（如 “C 类客户因‘重复推销’挂断”）；

2. 每周：统计各指标，调整低效动作（如发现 “周五跟进 C 类客户接通率低”，则改为周四）；

3. 展会后：复盘 “跟进策略与最终参会人数” 的关联（如 “A 类客户跟进 4 次以上的参会率比 3 次高 20%”），为下次策略提供依据。

总结：跟进策略的核心是 “以客户为中心的动态调整”

从客户分层到复盘迭代，每一步都需围绕 “客户需求和反馈” 展开：分层让沟通有侧重，节奏让触达不扰民，内容让价值可感知，异议应对让拒绝有转机，多渠道让触达更灵活，复盘让策略持续进化。记住：有效的跟进不是 “催客户行动”，而是 “帮客户找到不得不行动的理由”